Privacy adesione e servizi

1. Titolare e contatti privacy

Il titolare del trattamento è Young Care Italia, codice fiscale 97913050155, con sede legale in via Dalmazio Birago 6, 20133 Milano. Email generale: info@youngcareitalia.org.

La Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) è la dottoressa Stefania Alghisi. Per le questioni privacy e per esercitare i diritti puoi contattarla all’indirizzo privacy@youngcareitalia.org.

2. Dati trattati e loro provenienza

A seconda del rapporto e del servizio richiesto, l’associazione tratta le seguenti categorie di dati, nei limiti necessari:

• Dati identificativi e anagrafici: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza o domicilio.
• Recapiti: email, telefono e altri contatti forniti dalla persona.
• Rapporto associativo: domanda di ammissione, iscrizione, quota annuale, partecipazione e informazioni amministrative.
• Servizi richiesti: informazioni comunicate nel primo colloquio e nel percorso per comprendere il bisogno, organizzare il servizio e realizzare il progetto concordato.
• Dati economici: valore o fascia ISEE, validità dell’attestazione e informazioni necessarie a determinare e documentare la tariffa.
• Categorie particolari di dati: informazioni sulla salute fisica o psicologica, disabilità e altre condizioni personali o familiari che rientrano nell’art. 9 GDPR, soltanto se pertinenti al servizio.

I dati provengono dalle informazioni e dai documenti forniti dalla persona e dalle attività dei professionisti coinvolti nel percorso. Non chiediamo la DSU completa quando bastano l’attestazione ISEE o la verifica della fascia economica.

Nel parlare della tua situazione evita dati identificativi o sanitari di familiari che non siano necessari. Se un percorso richiede dati di altre persone, l’associazione deve chiarire prima della raccolta quali informazioni servono, da quali fonti provengono e con quali presupposti le tratta, adempiendo agli obblighi di informazione applicabili. Il consenso della persona caregiver non autorizza automaticamente il trattamento dei dati della persona assistita.

3. Finalità del trattamento

A. Gestione del primo contatto

Rispondere alla richiesta, organizzare il colloquio, comprendere il bisogno, fornire informazioni e valutare se Young Care Italia possa offrire un intervento adeguato.

B. Gestione dell’adesione associativa

Gestire domanda di ammissione, adempimenti statutari, libro soci e registri, quota annuale, comunicazioni associative e obblighi amministrativi.

C. Progetto personalizzato «Pensato per Te»

Analizzare i bisogni, consentire il confronto tra i professionisti coinvolti, individuare gli interventi, presentare la proposta e organizzare il percorso accettato.

D. Determinazione della tariffa

Verificare la fascia ISEE, calcolare il costo, predisporre il preventivo e applicare le riduzioni o agevolazioni previste. I dati ISEE non vengono usati per finalità incompatibili.

E. Amministrazione e pagamenti

Predisporre preventivi, registrare l’accettazione, gestire i pagamenti, documentare le prestazioni e adempiere agli obblighi fiscali e contabili, anche in caso di insoluti o controversie.

F. Erogazione dei servizi

Organizzare gli appuntamenti e l’attività professionale, comunicare con la persona, monitorare il percorso e concordarne le eventuali modifiche.

4. Basi giuridiche

Per i dati ordinari, le basi giuridiche corrispondono alle finalità:

• Primo contatto, domanda di adesione e percorso richiesto: misure precontrattuali richieste dalla persona ed esecuzione del rapporto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Comprendono preparazione del progetto, organizzazione degli incontri, tariffa, preventivo e gestione dei pagamenti.
• Obblighi amministrativi, fiscali e contabili: adempimento degli obblighi legali dell’associazione (art. 6, par. 1, lett. c).
• Accertamento, esercizio o difesa di diritti: legittimo interesse dell’associazione alla tutela dei propri diritti, nei limiti dei dati necessari e dei diritti della persona (art. 6, par. 1, lett. f).

Gli eventuali trattamenti ulteriori fondati sul consenso richiedono un’informazione e una scelta specifiche (art. 6, par. 1, lett. a). Non chiediamo un consenso indistinto per la gestione del rapporto associativo o del servizio richiesto. Per i dati particolari occorre anche uno dei presupposti dell’art. 9 GDPR, descritti nella sezione seguente.

5. Dati sanitari e altre categorie particolari

I dati sanitari e le altre categorie particolari ricevono una tutela rafforzata. Quando il trattamento richiede il consenso, l’associazione acquisisce una scelta esplicita, libera, informata e separata prima di trattare i dati, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a GDPR.

Per determinate prestazioni di assistenza o cura, un professionista abilitato può trattare i dati sulla base delle condizioni previste dall’art. 9, par. 2, lett. h e par. 3, e dalla disciplina applicabile alla prestazione e al segreto professionale. Questa possibilità non si estende automaticamente a tutti i servizi dell’associazione o a ogni condivisione nell’équipe.

Prima di raccogliere tali dati, anche nel primo colloquio, devono essere chiariti la finalità, il presupposto applicabile, le persone coinvolte e gli eventuali consensi necessari. Puoi revocare un consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Se i dati sono indispensabili al percorso, la revoca può impedire di proseguirne le attività che richiedono quel consenso.

6. Dati ISEE

L’ISEE serve soltanto quando la persona intende beneficiare delle tariffe differenziate o delle agevolazioni previste. L’associazione lo utilizza per individuare la fascia, determinare il costo, predisporre il preventivo e documentare la riduzione.

Quando basta verificare l’attestazione, l’associazione conserva solo la fascia attribuita, il dato economico necessario e la data della verifica, evitando documenti eccedenti rispetto alla finalità.

La mancata presentazione dell’ISEE non incide sul rapporto associativo. Può comportare l’applicazione della tariffa intera, secondo il tariffario vigente.

7. Modalità e sicurezza

I dati vengono trattati su supporti cartacei o elettronici da personale, collaboratori e professionisti autorizzati, nei limiti delle rispettive funzioni.

L’associazione adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per prevenire perdita, accessi non autorizzati, divulgazione, alterazione, distruzione o usi illeciti. L’accesso è limitato alle persone che hanno necessità di conoscere i dati per svolgere il proprio ruolo.

8. Équipe e professionisti

Young Care Italia gestisce la richiesta e il primo colloquio di orientamento. Se la persona prosegue, l’associazione la indirizza al professionista adatto al percorso e gli trasmette soltanto le informazioni necessarie, secondo quanto comunicato prima della raccolta e gli eventuali consensi richiesti.

Quando serve a costruire o realizzare il progetto «Pensato per Te», le informazioni pertinenti possono essere condivise tra i componenti dell’équipe coinvolti nel percorso. Ogni professionista riceve soltanto le informazioni necessarie alla propria attività, sulla base dei presupposti indicati prima della raccolta.

Chi esercita una professione regolamentata rispetta anche gli obblighi professionali, il segreto professionale e il proprio codice deontologico.

Il ruolo privacy dipende dall’attività e dal rapporto concreto: persona autorizzata, responsabile del trattamento per conto dell’associazione o titolare autonomo. L’associazione comunica i ruoli pertinenti al percorso; un professionista che opera come titolare autonomo fornisce la propria informativa.

Prima della propria prestazione, il professionista illustra l’intervento e acquisisce il consenso informato previsto per la sua attività. Il consenso alla prestazione è distinto dall’eventuale consenso al trattamento dei dati personali: l’informativa privacy chiarisce quali dati tratta e su quale base.

9. Destinatari dei dati

Quando necessario, i dati possono essere comunicati a:

• personale e collaboratori autorizzati e professionisti coinvolti nel percorso;
• consulenti amministrativi, fiscali, contabili e legali;
• fornitori di servizi informatici, hosting, posta elettronica, archiviazione o gestione amministrativa, con i ruoli e gli accordi previsti dalla normativa;
• istituti di pagamento o intermediari necessari alla gestione dei pagamenti;
• pubbliche amministrazioni, autorità giudiziarie o altri soggetti che hanno diritto di riceverli per legge.

La posta dell’associazione utilizza Google Workspace. Per i servizi del sito e l’inoltro iniziale della richiesta tramite Postmark consulta la privacy del sito. Il form online non raccoglie documentazione sanitaria o ISEE.

I dati non vengono diffusi pubblicamente, salvo una specifica base giuridica e il consenso quando richiesto.

10. Trasferimenti fuori dallo SEE

I servizi globali di posta e gli altri fornitori possono comportare trasferimenti o accessi da paesi fuori dallo Spazio economico europeo. Non si presume che l’uso di un account intestato all’associazione limiti il trattamento all’Europa.

I trasferimenti devono rispettare il Capo V del GDPR, mediante le garanzie applicabili al destinatario e al trattamento, come decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali tipo. Per Google Workspace è disponibile il Cloud Data Processing Addendum.

Puoi chiedere all’associazione informazioni sui destinatari, sulle garanzie applicabili ai tuoi dati e su come ottenerne copia, scrivendo a privacy@youngcareitalia.org.

11. Conservazione

Young Care Italia verifica almeno una volta all’anno i dati che conserva ed elimina quelli che non servono più. La verifica riguarda anche le richieste senza seguito e i percorsi conclusi; non rinvia cancellazioni già dovute o richieste di esercizio dei diritti.

La conservazione dipende dall’attività e dagli obblighi applicabili:

• Rapporto associativo: per la durata del rapporto e, successivamente, per gli obblighi amministrativi, fiscali, contabili o civilistici applicabili ai documenti pertinenti.
• Documenti fiscali e contabili: per i termini richiesti dalla normativa applicabile al documento.
• Primo colloquio e percorsi: per la gestione del percorso e, dopo la sua conclusione, nei limiti degli obblighi professionali applicabili e delle esigenze documentate di tutela delle parti. Per la documentazione sanitaria si applicano le regole della prestazione e del professionista che la gestisce.
• ISEE: nella misura necessaria a determinare e documentare la tariffa. Quando non occorre conservare l’attestazione, restano soltanto le informazioni necessarie sulla fascia e sulla verifica.

Il mancato versamento della quota annuale non comporta la cancellazione di tutti i dati della persona. La cessazione del rapporto associativo segue lo Statuto; anche dopo la sua conclusione restano da conservare i documenti necessari per obblighi di legge, professionali o per esigenze documentate di tutela dei diritti, nei rispettivi limiti.

I dati che non servono più devono essere cancellati o resi anonimi in modo irreversibile, salvo obblighi di conservazione o controversie che riguardino i dati pertinenti. Per i contatti generici e le richieste che non proseguono consulta i criteri dell’informativa del sito.

12. Conferimento dei dati

I dati indispensabili all’iscrizione, al servizio richiesto e agli adempimenti amministrativi sono necessari per svolgere queste attività. Se non li fornisci, l’associazione può non essere in grado di completare l’adesione o erogare la prestazione.

L’ISEE è facoltativo, con le conseguenze sulla tariffa descritte sopra. Anche le informazioni non necessarie al servizio sono facoltative. L’associazione chiarisce gli eventuali effetti del rifiuto o della revoca di un consenso prima del trattamento che lo richiede.

13. Decisioni automatizzate

Young Care Italia non adotta decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o incidano significativamente sulla persona ai sensi dell’art. 22 GDPR. L’équipe costruisce il progetto «Pensato per Te» attraverso una valutazione umana.

14. I tuoi diritti

Nei casi previsti dagli artt. 15–22 GDPR puoi chiedere:

• conferma del trattamento e accesso ai tuoi dati;
• rettifica o integrazione di dati inesatti o incompleti;
• cancellazione o limitazione del trattamento;
• portabilità, quando il trattamento si basa su consenso o contratto ed è automatizzato;
• opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse;
• tutela rispetto alle decisioni esclusivamente automatizzate nei casi previsti;
• revoca del consenso per i trattamenti che si basano su di esso, senza effetti sulla liceità del trattamento precedente.

Per esercitare i diritti scrivi a privacy@youngcareitalia.org. L’associazione risponde nei termini previsti dalla normativa.

15. Diritto di reclamo

Se ritieni che il trattamento violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, oltre a rivolgerti all’autorità giudiziaria nei casi previsti.

16. Presa visione e consensi

Prima del primo colloquio gratuito di circa 30 minuti, Young Care Italia fornisce l’informativa e la modulistica pertinente. Prima di raccogliere dati che richiedono un consenso esplicito, l’associazione acquisisce la scelta della persona nella sezione dedicata. La versione web consente di consultare l’informativa: leggere questa pagina o inviare la richiesta preliminare non equivale a firmare la modulistica.

La firma per presa visione attesta la ricezione e la lettura dell’informativa. Non costituisce consenso ai trattamenti che richiedono una scelta specifica.

Quando occorre il consenso esplicito ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a GDPR, la modulistica deve consentire di acconsentire o non acconsentire al trattamento dei dati particolari necessari alla valutazione, progettazione, organizzazione ed erogazione del percorso richiesto, secondo le finalità descritte prima della raccolta. Le scelte per finalità distinte restano separate. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.